România · Guvernanța și controlul societății pe acțiuni

Administrează societatea pe acțiuni, în sistem unitar sau dualist

Legea societăților nr. 31/1990 · articolele 137 la 155^1

Administrarea societății pe acțiuni are două regimuri, iar obligațiile nu se suprapun. În sistemul unitar contează componența consiliului, delegarea conducerii către directori și periodicitatea ședințelor. În sistemul dualist contează raportul trimestrial al directoratului către consiliul de supraveghere și limitele stricte de cumul, pentru că un membru al consiliului de supraveghere nu poate fi în același timp membru al directoratului sau salariat al societății.

Restul obligațiilor sunt comune și se încalcă tăcut. Creditarea administratorilor este interzisă în cinci forme diferite, tranzacțiile care depășesc jumătate din valoarea contabilă a activelor cer aprobarea adunării generale, iar scăderea activului net sub jumătate din capitalul social subscris declanșează un calendar propriu, care se termină cu reducerea capitalului sau cu conversia creanțelor acționarilor.

Societatea pe acțiuni este administrată de unul sau mai mulți administratori, numărul acestora fiind totdeauna impar, iar când sunt mai mulți ei constituie un consiliu de administrație (articolul 137, alineatul (1)). Societățile ale căror situații financiare anuale fac obiectul unei obligații legale de auditare sunt administrate de cel puțin 3 administratori (articolul 137, alineatul (2)). Pe durata îndeplinirii mandatului, administratorii nu pot încheia cu societatea un contract de muncă, iar dacă au fost desemnați dintre salariați contractul individual de muncă este suspendat pe perioada mandatului (articolul 137^1, alineatul (3)). În caz de vacanță a unuia sau a mai multor posturi, consiliul numește administratori provizorii până la întrunirea adunării generale ordinare (articolul 137^2, alineatul (1)), iar dacă vacanța duce numărul administratorilor sub minimul legal, administratorii rămași convoacă de îndată adunarea generală ordinară (articolul 137^2, alineatul (2)). Administratorul unic care vrea să renunțe la mandat convoacă adunarea generală ordinară (articolul 137^2, alineatul (4)), în caz de deces sau de imposibilitate fizică de exercitare a funcției numirea provizorie se face de cenzori (articolul 137^2, alineatul (5)), iar când conducerea este delegată directorilor majoritatea membrilor consiliului este formată din administratori neexecutivi (articolul 138^1, alineatul (1)).

Consiliul de administrație alege dintre membrii săi un președinte al consiliului (articolul 140^1, alineatul (1)), care coordonează activitatea consiliului, raportează cu privire la aceasta adunării generale a acționarilor și veghează la buna funcționare a organelor societății (articolul 140^1, alineatul (4)). Cel puțin un membru al fiecărui comitet trebuie să fie administrator neexecutiv independent, comitetul de audit și cel de remunerare sunt formate numai din administratori neexecutivi, iar cel puțin un membru al comitetului de audit trebuie să dețină experiență în aplicarea principiilor contabile sau în audit financiar (articolul 140^2, alineatul (2)). Consiliul de administrație se întrunește cel puțin o dată la 3 luni (articolul 141, alineatul (1)), președintele convoacă consiliul, stabilește ordinea de zi și prezidează întrunirea (articolul 141, alineatul (2)) și este obligat să dea curs unei cereri motivate de convocare (articolul 141, alineatul (3)). Convocarea se transmite administratorilor cu suficient timp înainte de data întrunirii și cuprinde data, locul și ordinea de zi (articolul 141, alineatul (4)), iar la fiecare ședință se întocmește un proces-verbal cu numele participanților, ordinea deliberărilor, deciziile luate, numărul de voturi întrunite și opiniile separate, semnat de președintele de ședință și de cel puțin un alt administrator (articolul 141, alineatul (5)). Directorii și cenzorii sau, după caz, auditorii interni pot fi convocați la orice întrunire a consiliului de administrație și sunt obligați să participe (articolul 141^1).

Consiliul de administrație este însărcinat cu îndeplinirea tuturor actelor necesare și utile pentru realizarea obiectului de activitate al societății, cu excepția celor rezervate de lege pentru adunarea generală a acționarilor (articolul 142, alineatul (1)), iar competențele de bază enumerate la articolul 142, alineatul (2), între care stabilirea direcțiilor principale de activitate, numirea și revocarea directorilor, supravegherea activității acestora și pregătirea raportului anual, nu pot fi delegate directorilor. La societățile pe acțiuni ale căror situații financiare anuale fac obiectul unei obligații legale de auditare financiară, delegarea conducerii societății este obligatorie (articolul 143, alineatul (4)). Directorii sunt responsabili cu luarea tuturor măsurilor aferente conducerii societății, în limitele obiectului de activitate și cu respectarea competențelor exclusive rezervate consiliului și adunării generale (articolul 143^1, alineatul (1)), și informează consiliul de administrație, în mod regulat și cuprinzător, asupra operațiunilor întreprinse și asupra celor avute în vedere (articolul 143^1, alineatul (3)). Consiliul de administrație reprezintă societatea în raport cu terții și în justiție (articolul 143^2, alineatul (1)) și înregistrează la registrul comerțului numele persoanelor împuternicite să reprezinte societatea, menționând dacă ele acționează împreună sau separat (articolul 143^2, alineatul (5)).

Membrii consiliului de administrație își exercită mandatul cu prudența și diligența unui bun administrator (articolul 144^1, alineatul (1)) și cu loialitate, în interesul societății (articolul 144^1, alineatul (4)), și nu divulgă informațiile confidențiale și secretele comerciale ale societății, obligație care le revine și după încetarea mandatului (articolul 144^1, alineatul (5)). Directorii înștiințează consiliul de administrație de toate neregulile constatate cu ocazia îndeplinirii atribuțiilor lor (articolul 144^2, alineatul (3)). Administratorul care are într-o anumită operațiune, direct sau indirect, interese contrare intereselor societății îi înștiințează pe ceilalți administratori și pe cenzori sau auditori interni și nu ia parte la nicio deliberare privitoare la acea operațiune (articolul 144^3, alineatul (1)), aceeași obligație revenindu-i și când știe că sunt interesate soțul sau soția, rudele ori afinii săi până la gradul al IV-lea inclusiv (articolul 144^3, alineatul (2)). Creditarea de către societate a administratorilor este interzisă, prin acordarea de împrumuturi, prin avantaje financiare, prin garantarea împrumuturilor sau a altor obligații personale ale acestora și prin dobândirea ori plata unei creanțe de acest fel (articolul 144^4, alineatul (1)). Administratorul poate înstrăina către societate sau dobândi de la aceasta bunuri de peste 10% din valoarea activelor nete numai după obținerea aprobării adunării generale extraordinare (articolul 150, alineatul (1)).

La societățile pe acțiuni ale căror situații financiare anuale fac obiectul unei obligații legale de auditare, directoratul este format din cel puțin 3 membri (articolul 153^1, alineatul (5)). În caz de vacanță a unui post de membru al directoratului, consiliul de supraveghere desemnează fără întârziere un nou membru pe durata rămasă până la expirarea mandatului (articolul 153^2, alineatul (5)), iar directoratul înregistrează la registrul comerțului numele membrilor săi, menționând dacă ei acționează împreună sau separat (articolul 153^3, alineatul (5)). Cel puțin o dată la 3 luni, directoratul prezintă consiliului de supraveghere un raport scris cu privire la conducerea societății, la activitatea acesteia și la posibila sa evoluție (articolul 153^4, alineatul (1)), și comunică în timp util orice informație cu privire la evenimentele ce ar putea avea o influență semnificativă asupra situației societății (articolul 153^4, alineatul (2)). Directoratul înaintează consiliului de supraveghere situațiile financiare anuale și raportul său anual imediat după elaborarea acestora (articolul 153^5, alineatul (1)) și propunerea sa detaliată cu privire la distribuirea profitului (articolul 153^5, alineatul (2)). Membrii consiliului de supraveghere sunt numiți de adunarea generală a acționarilor, cu excepția primilor membri, care sunt numiți prin actul constitutiv (articolul 153^6, alineatul (1)), numărul lor este stabilit prin actul constitutiv și nu poate fi mai mic de 3 și nici mai mare de 11 (articolul 153^6, alineatul (3)), iar revocarea se face cu o majoritate de cel puțin două treimi din numărul voturilor acționarilor prezenți (articolul 153^6, alineatul (4)).

Candidații pentru posturile de membru în consiliul de supraveghere sunt nominalizați de membrii existenți ai consiliului sau de acționari (articolul 153^6, alineatul (2)), iar consiliul de supraveghere alege dintre membrii săi un președinte (articolul 153^6, alineatul (5)). Dacă vacanța duce numărul membrilor consiliului de supraveghere sub minimul legal, directoratul convoacă fără întârziere adunarea generală pentru completarea locurilor vacante (articolul 153^7, alineatul (2)), iar membrii consiliului de supraveghere nu pot fi concomitent membri ai directoratului și nu pot cumula această calitate cu cea de salariat al societății (articolul 153^8, alineatul (1)). Consiliul de supraveghere exercită controlul permanent asupra conducerii societății de către directorat, numește și revocă membrii directoratului, verifică conformitatea operațiunilor de conducere cu legea, cu actul constitutiv și cu hotărârile adunării generale și raportează cel puțin o dată pe an adunării generale a acționarilor cu privire la activitatea de supraveghere desfășurată (articolul 153^9, alineatul (1)). Comitetele consultative sunt formate din cel puțin 2 membri ai consiliului și înaintează consiliului în mod regulat rapoarte asupra activității lor (articolul 153^10, alineatul (1)), cel puțin un membru al fiecărui comitet fiind membru independent al consiliului de supraveghere, iar cel puțin un membru al comitetului de audit trebuind să dețină experiență relevantă în aplicarea principiilor contabile sau în audit financiar (articolul 153^10, alineatul (3)). La fiecare ședință se întocmește un proces-verbal cu numele participanților, ordinea de zi, ordinea deliberărilor, deciziile luate, numărul de voturi întrunite și opiniile separate, semnat de președintele de ședință și de cel puțin un alt membru prezent (articolul 153^11, alineatul (5)).

Persoana numită într-una dintre funcțiile prevăzute de lege trebuie să fie asigurată pentru răspundere profesională (articolul 153^12, alineatul (4)), iar persoana juridică numită administrator sau membru al consiliului de supraveghere își desemnează un reprezentant permanent, persoană fizică, supus acelorași condiții, obligații și răspunderi (articolul 153^13, alineatul (2)). Directorii și membrii directoratului nu pot fi, fără autorizarea consiliului de administrație, respectiv a consiliului de supraveghere, directori, administratori, membri ai directoratului sau ai consiliului de supraveghere, cenzori ori asociați cu răspundere nelimitată în alte societăți concurente sau având același obiect de activitate (articolul 153^15), o persoană fizică poate exercita concomitent cel mult 5 mandate de administrator sau de membru al consiliului de supraveghere în societăți pe acțiuni cu sediul în România (articolul 153^16, alineatul (1)), iar cine depășește acest număr este obligat să demisioneze în termen de o lună de la data apariției situației de incompatibilitate (articolul 153^16, alineatul (3)). Înainte de a fi numită, persoana nominalizată informează organul însărcinat cu numirea sa cu privire la orice aspect relevant din perspectiva acestor două articole (articolul 153^17). La stabilirea remunerațiilor sau a altor avantaje, adunarea generală, consiliul de administrație sau consiliul de supraveghere și, dacă este cazul, comitetul de remunerare se asigură că acestea sunt justificate în raport cu îndatoririle specifice ale persoanelor respective și cu situația economică a societății (articolul 153^18, alineatul (4)), iar consiliul de administrație și directoratul solicită înregistrarea în registrul comerțului a numirii directorilor și a oricărei schimbări în persoana administratorilor, a directorilor, a membrilor directoratului sau ai consiliului de supraveghere (articolul 153^19). Pentru validitatea deciziilor este necesară prezența a cel puțin jumătate din numărul membrilor fiecărui organ (articolul 153^20, alineatul (1)), deciziile se iau cu votul majorității membrilor prezenți (articolul 153^20, alineatul (2)), un membru prezent poate reprezenta un singur membru absent (articolul 153^20, alineatul (3)), iar mijloacele de comunicare la distanță trebuie să permită identificarea participanților, participarea efectivă a acestora și retransmiterea deliberărilor în mod continuu (articolul 153^20, alineatul (5)).

Actele juridice prin care societatea dobândește bunuri sau înstrăinează, închiriază, schimbă ori constituie în garanție bunuri a căror valoare depășește jumătate din valoarea contabilă a activelor societății la data încheierii actului se încheie numai cu aprobarea adunării generale a acționarilor (articolul 153^22). Directorii și membrii consiliului de administrație, respectiv membrii directoratului și cei ai consiliului de supraveghere, sunt obligați să participe la adunările generale ale acționarilor (articolul 153^23). Dacă activul net al societății s-a diminuat la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris, consiliul de administrație, respectiv directoratul, convoacă de îndată adunarea generală extraordinară pentru a decide dacă societatea trebuie să fie dizolvată (articolul 153^24, alineatul (1)) și îi prezintă un raport cu privire la situația patrimonială, depus la sediul societății cu cel puțin o săptămână înainte de data adunării (articolul 153^24, alineatul (3)). Dacă adunarea generală extraordinară nu hotărăște dizolvarea, societatea reduce capitalul social cel târziu până la încheierea exercițiului financiar ulterior celui în care au fost constatate pierderile, dacă activul net nu a fost între timp reconstituit (articolul 153^24, alineatul (4)), iar societatea care înregistrează datorii față de acționari din împrumuturi și nu respectă această obligație în termen de 2 ani majorează capitalul social prin conversia acestor creanțe (articolul 153^24, alineatul (4^2)). Când adunarea generală decide să pornească acțiune în răspundere contra administratorilor sau a membrilor directoratului, mandatul acestora încetează de drept de la data adoptării hotărârii (articolul 155, alineatul (4)), la fel ca în cazul membrilor consiliului de supraveghere (articolul 155, alineatul (6)) și în cazul deciziei consiliului de supraveghere luate cu o majoritate de două treimi (articolul 155, alineatul (7)), iar acționarii care exercită acțiunea trebuie să fi avut această calitate la data la care problema a fost dezbătută în adunarea generală (articolul 155^1, alineatul (2)).

Fișierele de lucru 21 la 29 din trusa de instrumente RO-COMPANY acoperă ambele sisteme de administrare și regulile comune. Trusa de instrumente vă întreabă întâi care este sistemul ales, apoi vă cere componența organelor, datele ședințelor, procesele-verbale semnate, polițele de asigurare de răspundere profesională, lista mandatelor deținute de fiecare persoană și valoarea contabilă a activelor la data fiecărei tranzacții importante. Verifică periodicitatea de 3 luni, limita de 5 mandate, pragul de jumătate din valoarea activelor și calendarul care începe la scăderea activului net sub jumătate din capitalul social subscris.

• Fișier de lucru 21 · Consiliul de administrație: numărul, componența, vacanța și renunțarea la mandat
• Fișier de lucru 22 · Consiliul de administrație: președintele, comitetele, ședințele și procesele-verbale
• Fișier de lucru 23 · Puterile consiliului, delegarea către directori, reprezentarea și înregistrarea
• Fișier de lucru 24 · Prudența, loialitatea, conflictele de interese și creditarea administratorilor
• Fișier de lucru 25 · Directoratul: numirea, vacanța, înregistrarea și raportarea către consiliul de supraveghere
• Fișier de lucru 26 · Consiliul de supraveghere: componența, incompatibilitățile, atribuțiile, comitetele și procesele-verbale
• Fișier de lucru 27 · Asigurarea, persoana juridică numită în funcție, pluralitatea de mandate și informarea înainte de numire
• Fișier de lucru 28 · Remunerația, înregistrarea persoanelor cu funcții de conducere și luarea deciziilor
• Fișier de lucru 29 · Tranzacțiile importante, confidențialitatea, pierderea activului net și acțiunea în răspundere

ComplianceSME urmărește Legea societăților nr. 31/1990 și actualizează trusa de instrumente din contul dumneavoastră prin contul Compliance Complete, astfel încât să nu lucrați niciodată pe o versiune depășită. Compliance Complete

• Convoacă și ține adunarea generală a acționarilor
• Cenzorii, auditul financiar, registrele și situațiile financiare anuale

Această bibliotecă cuprinde toate cele 14 situații →