Österreich · Buchführung, Inventar und Jahresabschluss

Wer Bücher führen muss, was in das Inventar gehört und wann der Jahresabschluss fertig sein muss

das AktG, das GmbHG und das UGB · §§ 190 bis 197 UGB

Die Buchführung wird an einem fremden Leser gemessen, nicht an der eigenen Übersicht. Der Unternehmer hat Bücher zu führen und in diesen seine unternehmensbezogenen Geschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen, und die Buchführung muss so beschaffen sein, wie es § 190 Absatz 1 UGB verlangt. Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 190 Absatz 3 UGB). Eine Eintragung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und durch eine Veränderung darf keine Ungewissheit über den Zeitpunkt entstehen (§ 190 Absatz 4 UGB). Wer Korrekturen überschreibt statt sie zu buchen, verletzt diese Regel auch dann, wenn das Ergebnis stimmt.

Die Frist für den Jahresabschluss läuft neun Monate, nicht bis zur Abgabe der Steuererklärung. Der Unternehmer hat für den Schluss jedes Geschäftsjahrs in den ersten neun Monaten des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr einen Jahresabschluss aufzustellen (§ 193 Absatz 2 UGB), und die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten (§ 193 Absatz 3 UGB). Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung und ist in Euro und in deutscher Sprache aufzustellen (§ 193 Absatz 4 UGB). Der Unternehmer hat das Datum der Aufstellung und die aufgestellte Fassung zu dokumentieren (§ 194 UGB).

Bei der Führung der Bücher hat sich der Unternehmer einer lebenden Sprache zu bedienen, und die Bedeutung verwendeter Abkürzungen, Zahlen, Buchstaben oder Symbole muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein (§ 190 Absatz 2 UGB). Die Buchführung kann elektronisch erfolgen und die aufzubewahrenden Unterlagen können elektronisch gespeichert werden, wenn die Wiedergabe den Anforderungen des § 190 Absatz 5 UGB bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist entspricht.

Der Unternehmer hat zu Beginn seines Unternehmens die diesem gewidmeten Vermögensgegenstände und Schulden genau zu verzeichnen und deren Wert anzugeben (§ 191 Absatz 1 UGB), und er hat für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen (§ 191 Absatz 2 UGB). Die Vermögensgegenstände sind im Regelfall im Weg einer körperlichen Bestandsaufnahme zu erfassen (§ 192 Absatz 1 UGB), doch kann sie unter den Voraussetzungen des § 192 Absatz 2 UGB durch ein anderes Verfahren ersetzt werden, einzelne Gegenstände müssen unter den Voraussetzungen des § 192 Absatz 3 UGB nicht verzeichnet werden, und der Bestand darf nach § 192 Absatz 4 UGB auch mit anerkannten mathematisch statistischen Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden.

Der Unternehmer hat zu Beginn seines Unternehmens eine Eröffnungsbilanz nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen (§ 193 Absatz 1 UGB). Der Jahresabschluss hat diesen Grundsätzen zu entsprechen, ist klar und übersichtlich aufzustellen und hat ein möglichst getreues Bild der Vermögenslage und der Ertragslage zu vermitteln (§ 195 UGB). Er hat sämtliche Vermögensgegenstände, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten (§ 196 Absatz 1 UGB), Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite und Aufwendungen nicht mit Erträgen verrechnet werden (§ 196 Absatz 2 UGB), und die Posten sind unter Berücksichtigung des wirtschaftlichen Gehalts der Geschäftsvorfälle zu bilanzieren (§ 196a UGB). Aufwendungen für die Gründung des Unternehmens und für die Beschaffung des Eigenkapitals dürfen nicht aktiviert werden (§ 197 Absatz 1 UGB), und für nicht entgeltlich erworbene immaterielle Gegenstände des Anlagevermögens darf kein Aktivposten angesetzt werden (§ 197 Absatz 2 UGB).

Arbeitsdatei 110 prüft die Buchführung gegen die vier Anforderungen der Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung, verlangt die Beschreibung des Verfahrens für Korrekturen und nimmt für jedes Geschäftsjahr das Inventar samt der Art seiner Erhebung auf. Arbeitsdatei 111 rechnet die Neunmonatsfrist für die Aufstellung, hält das dokumentierte Datum und die aufgestellte Fassung fest und prüft den Abschluss gegen das Verrechnungsverbot und gegen die beiden Aktivierungsverbote.

• Arbeitsdatei 110 · Pflicht zur Buchführung, das Inventar und die körperliche Bestandsaufnahme
• Arbeitsdatei 111 · Aufstellung der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses und ihre Grundsätze

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