Deutschland · Buchführung, Inventar und Jahresabschluss
Die Aufbewahrung der Unterlagen, die Fristen und die Vorlage von Bild- und Datenträgern
das AktG, das GmbHG und das HGB · §§ 257 und 261 HGB
Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs und reicht zehn Jahre weiter
Die Aufbewahrungspflicht erfasst mehr Unterlagen, als die meisten Unternehmen archivieren, und sie unterscheidet die Fristen nach Art der Unterlage. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und die weiteren im Gesetz aufgezählten Unterlagen geordnet aufzubewahren (§ 257 Absatz 1 HGB). Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können diese Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (§ 257 Absatz 3 HGB).
Die Fristen laufen nicht ab dem Datum der Unterlage, sondern ab dem Schluss eines Kalenderjahrs, und das verschiebt jede Vernichtung nach hinten. Die Unterlagen der ersten Gruppe sind zehn Jahre, die der vierten Gruppe acht Jahre und die sonstigen Unterlagen für die im Gesetz bestimmte Dauer aufzubewahren (§ 257 Absatz 4 HGB). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt oder der Abschluss festgestellt wurde (§ 257 Absatz 5 HGB).
Wer Unterlagen nur als Bild- oder Datenträger vorlegen kann, muss die Lesbarmachung auf eigene Kosten ermöglichen
Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarmachung der Unterlagen erforderlich sind (§ 261 HGB).
Das System erstellt Ihren ComplianceSME-Gesellschaftspass und führt Sie dann durch die Arbeitsdateien
Arbeitsdatei 144 des Werkzeugkastens DE-COMPANY nimmt diesen Bereich auf. Er geht die Gruppen aufbewahrungspflichtiger Unterlagen des § 257 Absatz 1 HGB einzeln durch und fragt für jede ab, wo sie liegt, in welcher Form sie vorliegt und wann die Frist nach § 257 Absatz 5 HGB begonnen hat. Werden Unterlagen nur auf Datenträgern gehalten, so verlangt er eine Darstellung der Hilfsmittel, mit denen die Lesbarmachung nach § 261 HGB auf Kosten des Unternehmens sichergestellt ist.
- Arbeitsdatei 144 · Aufbewahrung der Unterlagen, die Aufbewahrungsfristen und die Vorlage von Bild- und Datenträgern
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Die oben genannten Arbeitsdateien öffnen sich kostenlos aus Ihrem ComplianceSME-Konto, ebenso der Rest des Werkzeugkastens für das Aktiengesetz, das GmbH-Gesetz und das Handelsgesetzbuch: 219 Arbeitsdateien für die 104 Lagen, in denen sich eine im deutschen Handelsregister eingetragene Gesellschaft befinden kann. Arbeitsdatei 1 läuft zuerst und baut den Gesellschaftspass; danach öffnen Sie jede Arbeitsdatei, sobald die jeweilige Lage eintritt.
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