Deutschland · Der Vorstand der Aktiengesellschaft
Die Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat, die Sorgfaltspflicht und die Pflichten in der Krise
das AktG, das GmbHG und das HGB · §§ 90 bis 93 AktG
Der Vorstand muss dem Aufsichtsrat rechtzeitig berichten, sonst erfüllt er seine Pflicht nicht
Die Berichtspflicht des Vorstands ist nach Inhalt und Takt geregelt, und ein Bericht, der zu spät kommt, erfüllt sie nicht. Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung zu berichten, insbesondere über die Finanz-, Investitions- und Personalplanung (§ 90 Absatz 1 Satz 1 AktG). Ist die Gesellschaft Mutterunternehmen, so hat der Bericht auch auf Tochterunternehmen und Gemeinschaftsunternehmen einzugehen (§ 90 Absatz 1 Satz 2 AktG). Aus sonstigen wichtigen Anlässen ist dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu berichten, und ein dem Vorstand bekannt gewordener geschäftlicher Vorgang bei einem verbundenen Unternehmen ist ein solcher Anlass (§ 90 Absatz 1 Satz 3 AktG). Die Berichte sind möglichst rechtzeitig und in der Regel in Textform zu erstatten (§ 90 Absatz 4 Satz 2 AktG).
Die zweite Bruchstelle ist die Krise, weil dort eine Frist läuft, die niemand ausgelöst hat. Ergibt sich bei Aufstellung der Jahresbilanz oder einer Zwischenbilanz oder ist bei pflichtmäßigem Ermessen anzunehmen, dass ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals besteht, so hat der Vorstand unverzüglich die Hauptversammlung einzuberufen und ihr dies anzuzeigen (§ 92 Absatz 1 AktG). Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Handelsbücher geführt werden (§ 91 Absatz 1 AktG) und ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden (§ 91 Absatz 2 AktG).
Der Vorstand haftet nach § 93 AktG für sorgfältige Geschäftsführung und muss drei Jahre auf Ansprüche warten
Die Berichte nach den ersten vier Nummern sind in dem im Gesetz bestimmten Takt zu erstatten (§ 90 Absatz 2 AktG) und haben den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen (§ 90 Absatz 4 Satz 1 AktG). Soweit die Berichte in Textform erstattet worden sind, sind sie jedem Aufsichtsratsmitglied auf Verlangen zu übermitteln, soweit der Aufsichtsrat nichts anderes beschlossen hat (§ 90 Absatz 5 Satz 2 AktG). Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat die Mitglieder über die Berichte aus wichtigem Anlass spätestens in der nächsten Sitzung zu unterrichten (§ 90 Absatz 5 Satz 3 AktG).
Der Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft hat darüber hinaus ein im Hinblick auf den Umfang der Geschäftstätigkeit und die Risikolage angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem einzurichten (§ 91 Absatz 3 AktG). Die Vorstandsmitglieder haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden (§ 93 Absatz 1 Satz 1 AktG) und über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft Stillschweigen zu bewahren (§ 93 Absatz 1 Satz 3 AktG).
Schließt die Gesellschaft eine Versicherung zur Absicherung eines Vorstandsmitglieds gegen Risiken aus dessen beruflicher Tätigkeit ab, so ist ein Selbstbehalt in der gesetzlich bestimmten Höhe vorzusehen (§ 93 Absatz 2 Satz 3 AktG). Die Gesellschaft kann erst drei Jahre nach der Entstehung des Anspruchs und nur mit Zustimmung der Hauptversammlung auf Ersatzansprüche verzichten oder sich über sie vergleichen (§ 93 Absatz 4 Satz 3 AktG).
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Die Arbeitsdateien 40 und 41 des Werkzeugkastens DE-COMPANY nehmen diesen Bereich auf. Arbeitsdatei 40 geht jede Berichtsart des § 90 AktG durch, fragt nach Takt, Form und Verteiler und verlangt das Überwachungssystem nach § 91 Absatz 2 AktG sowie bei börsennotierten Gesellschaften das interne Kontrollsystem nach § 91 Absatz 3 AktG. Arbeitsdatei 41 prüft die Auslöser des § 92 AktG gegen die letzte Bilanz und fragt die Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflichten des § 93 AktG einschließlich des Selbstbehalts in der Versicherung ab.
- Arbeitsdatei 40 · Berichte an den Aufsichtsrat sowie die Organisation und die Bücher, die der Vorstand sicherzustellen hat
- Arbeitsdatei 41 · Pflichten bei Verlust, Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit und die Sorgfaltspflicht
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Die oben genannten Arbeitsdateien öffnen sich kostenlos aus Ihrem ComplianceSME-Konto, ebenso der Rest des Werkzeugkastens für das Aktiengesetz, das GmbH-Gesetz und das Handelsgesetzbuch: 219 Arbeitsdateien für die 104 Lagen, in denen sich eine im deutschen Handelsregister eingetragene Gesellschaft befinden kann. Arbeitsdatei 1 läuft zuerst und baut den Gesellschaftspass; danach öffnen Sie jede Arbeitsdatei, sobald die jeweilige Lage eintritt.
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